English Title: How does an electronic drug information and CDS-system affect the medication process? Study involving the pharmacy and inpatient departments of a maximum care hospital

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Abstract

Hintergrund

Wissensbasierte Software-Produkte zu Arzneimitteln und deren Anwendung, sogenannte Arzneimitteltherapiesicherheits(AMTS)-Systeme unterstützen medizinische Fachkreise bei Therapieentscheidungen und tragen grundsätzlich zu einer Verbesserung der Medikationssicherheit bei. Dennoch bestehen Fragen zum tatsächlichen Nutzen, den Risiken und den Auswirkungen ihres Einsatzes im Medikationsprozess in der Klinik.

Fragestellung

Die vorliegende Arbeit untersuchte im Medikationsprozess eines Klinikums der Maximalversorgung Auswirkungen auf ausgewählte Prozessabläufe durch die Neueinführung von AiDKlinik®, einem AMTS-System zur Arzneimittel-Information (AM-Info) und zur Entscheidungsunterstützung.

Methodik

Begleitend zur Neueinführung von AiDKlinik® im Klinikum Augsburg wurden von Februar 2016 bis Juni 2019 4 unterschiedliche Projekte in der Apotheke, im stationären Bereich und mit Zielgruppenmitarbeitern durchgeführt. Das erste Projekt befasste sich mit Veränderungen arzneimittelspezifischer Anfragen der Stationen an die Apotheke. Das zweite und dritte Projekt untersuchte, ob sich bekannte Medikationsfehler in der Routine in 5 Teilprozessen des Medikationsprozesses veränderten. Das vierte Teilprojekt untersuchte die Bekanntheit und den Einsatzzweck von AiDKlinik® unter Zielgruppenmitarbeitern.

Ergebnisse

Im Verlauf des ersten Projekts wurde im Routinebetrieb seltener in der Apotheke angefragt, jedoch zunehmend durch Ärzte. Es wurde häufiger eine Person gezielt anstelle einer Hotline angefragt und die Beantwortung erforderte mehr Zeit und Hilfsmitteleinsatz. Veränderte Abläufe zur Einholung von AM-Info hatten vorübergehend mehr Anfragen zur Folge. Im zweiten Projekt sank die Anzahl der von einer Apothekerin erfassten Medikationsfehler im letzten Projektteil, jedoch erhöhte sich im Verlauf der mittlere Schweregrad der Medikationsfehler und der mögliche Einfluss von AiDKlinik® auf Medikationsfehler war widersprüchlich. Im Projektverlauf veränderten sich auch Rahmenbedingungen auf der Projektstation. Im dritten Projekt sank der Fehleranteil von Fehlern, die durch AiDKlinik® günstig beeinflussbar erschienen, in handschriftlichen Bestellungen im Verlauf. Der Einsatz eines in AiDKlinik® enthaltenen elektronischen Moduls zur Bestellbearbeitung reduzierte die Fehlerrate im Vergleich zu handschriftlichen Bestellungen. Im vierten Projekt kannte drei Viertel der befragten Zielgruppenmitarbeiter AiDKlinik® und mehr als die Hälfte nutzte AiDKlinik® regelmäßig.

Diskussion

Das erste Projekt zeigte, dass die Zielgruppenmitarbeiter AiDKlinik® für Bagatellanfragen einsetzten, jedoch die Apotheke für anspruchsvolle Anfragen und in Umstellungsphasen der Ansprechpartner blieb. Die Ergebnisse des zweiten Teilprojekts konnten nur bedingt bewertet werden, da die Auswirkungen der veränderten Rahmenbedingungen auf das Projekt ungewiss waren. Dennoch wurden anteilige positive Effekte von AiDKlinik® auf die Anzahl der Fehler vermutet. Aufgrund der günstigen Ergebnisse zum elektronischen Modul im dritten Projekt plant Augsburg eine elektronische Bestellbearbeitung einzuführen. Das vierte Teilprojekt zeigte, dass AiDKlinik® in einem Klinikum der Maximalversorgung erfolgreich bekannt gemacht wurde und von den Zielgruppenmitarbeitern rege genutzt wurde.

Translation of abstract (English)

Background

Medication safety systems in the form of knowledge-based software products on pharmaceuticals and their application, help medical professionals make therapeutic decisions and fundamentally contribute to improving drug safety. Nevertheless, questions arise concerning the actual benefits, risks and impact of their use in the medication process at the hospital.

Objective

This study examined how selected workflows in the medication process at a maximum care hospital were influenced by the introduction of AiDKlinik®, a medication safety system that provides pharmaceutical information and supports decision-making.

Methods

In parallel to launching AiDKlinik® at Augsburg Hospital, four different projects were carried out between February 2016 and June 2019 involving the pharmacy, inpatient departments and target group staff. The first project addressed changes in drug-related queries received by the pharmacy from the wards. The second and third projects examined whether known, routine medication errors changed during the five stages of the medication process. The aim of the fourth project was to determine the target group’s awareness of AiDKlinik® and its intended purpose.

Results

During the first project, fewer enquiries were made at the pharmacy in routine operations, but the number from doctors increased. Queries were addressed more frequently to one person rather than to a hotline and the response entailed an increase in time and resources. Modified processes for obtaining pharmaceutical information temporarily increased the number of queries. In the second project, the number of medication errors recorded by one pharmacist decreased during the final phase whereas the average severity of medication errors increased over the course of the project; the potential influence of AiDKlinik® on medication errors was inconsistent. The circumstances on the project ward changed during the project, however. During the third project, there was a decrease over time in the proportion of errors in handwritten orders, whereby AiDKlinik® appeared to have a positive influence. Inclusion of an electronic module in AiDKlinik® for order processing reduced the error rate as compared with handwritten orders. In the fourth project, three-quarters of the target group were familiar with AiDKlinik®, and more than half used AiD- Klinik® regularly.

Discussion

The first project demonstrated that AiDKlinik® was used by the target group for basic queries whereas the pharmacy remained the point of contact during transition phases as well as for detailed questions. The results of the second project could not be fully evaluated as the impact of the change in circumstances on the project was unclear. Nevertheless, AiD-Klinik® was assumed to favourably influence the number of errors to a certain extent. Based on the positive results with the electronic module in the third project, introduction of an electronic order processing system is planned in Augsburg. The fourth project demonstrated that AiDKlinik® became widely known at a maximum care hospital and was actively used by the target group.